步骤

1

有开会必要时才开会。考虑是否有开会的必要，只请必要的人参加。很多时候都因为形式主义和习惯，开不必要的会议浪费了许多时间。如果只为了下达通知报告，只需要发邮件就行了。但如果需要获得及时反馈，开会比发邮件合适。

2

事先制定会议目标和安排。有理想的目标能促进讨论，提高效率。每个会议都需要目标。在开会前，应发放会议安排，让每个参会人员了解会议结构。

3

掌控局面，促进会议进行。高效的会议体现了优秀的领导。会议领导应掌控局面，控制讨论时间，保证讨论围绕主题。让每个人看到钟表，尊重员工的时间。围绕主题也很重要，如果讨论偏题，你应该把话题引回中心，比如说：“你的观点很有趣，但是和今天的会议目标无关。我们还是回到会议主题吧。”

4

调动每位与会人员的参与。会议是一种双向交流，获得每个人的诚实反馈很重要。让每个人都参与讨论是会议领导的职责。为了达成共识和决定，会议领导不能只顾个人观点，否则大家都认为决定已定，就不会积极讨论。不要急于否认员工提出的观点，就算那观点很糟。

5

以行动计划作结，确保与会人员都明确下一步如何行动。在会议末，也要询问大家会议成功与否，有何改进意见。会议后自己做个跟进报告，以提高会议领导技巧。

6

跟踪记录会议中的决定。帮与会人员了解进度。这能帮助你进一步提高会议效率。

7

让大家了解已做的决定和下一步的计划。有时候开完会就忘了行动目标，会议变成无用功。虽然不用发放详细的会议记录，但会议后一定要跟进。

小提示

• 让每个参会者自由平等地发表意见。
• 控制好时间。
• 会议前一定要有所准备，很多人都会忽视这一点。
• 提高会议效率的ORAA策略：Objective（目标）、Agenda（安排）、Roles（角色）、Responsibility（职责）。
  • 首先，会议要有目标。如果只是为了下达通知，就没有开会的必要，否则就是浪费时间。根据目标把会议分为几个阶段。会议安排即根据目标列出的几个讨论主题，每个主题都限定讨论时间。
  • 比如：
    • 重温上季度目标（15分钟）
    • 讨论本季度工作目标（20分钟）
    • 选取5个最佳工作目标（10分钟）
  • 角色和职责是指要指定会议领导者、记录者和任务分配者。

警告

• 领导不仅要知道如何开好会，还要知道何时应该开会。
• 取消或延迟会议的七个理由：
  • 关键成员无法到场。延迟会议不太好，但是因关键成员缺席而无法达成会议目标更不好。如果关键成员无法到场，应该改时间。
  • 会议安排没有事先发放。会议需要准备，每个人需要清楚各议题的讨论时间。所以至少提前三天发放会议安排。
  • 会议目标不明确。如果只是为了传达通知，开会就是浪费时间。应该有明确的会议目标、时间和具体安排。
  • 可用邮件或电话代替会议。没必要开会就不开会。
  • 阅读资料没有提前发放。阅读资料应该在会前利用个人时间看完，而不是利用会议上的集体时间。
  • 会议场地不符合技术要求。如果设备不充足，应该延期。
  • 近期时间和会议目标有冲突。