3

开头段。从三个部分阐述确认备忘录的目的：问题描述；特别要求；最后方案。梳理一下备忘录的写作原因，并清晰的展现给目标读者。

• 如果你无法描述出通过采取何种手段来解决这个问题（任务陈述），那么请重新思考一下你是否足够清楚目前的局势。
• 仅加入必要并且令人信服的内容，否则会降低文本的说服力。

4

总结段。该部分应提供前文所有重要建议的简短陈述。这将有助于读者快速理解备忘录的关键点。 还可以加入前文中研究问题所使用的链接或引用来源。

5

展开讨论段。在这一段中，写入支持你想法的所有细节以及有助于解决问题的建议。你还可以写上将来可能出现的问题，然后就防止该问题出现而应该采取何种措施的讨论过程。

• 将最重要的信息放在讨论段的前面。
• 从人们最普遍的认识开始，再接着诉说特定的事实或支持该认识的论据。

6

结尾段。以友好的态度结束备忘录并向读者表明你希望他们采取何种措施。要思考下读者通过什么样的方法才能从备忘录所提供的信息中获益，以及如何将这种情况转化为优势。

• 一定要思考清楚读者怎样从被建议的行动中获益，以及你怎样将这种行动尽可能的简化。你可能会说， “我会很高兴我们以后可以再讨论这些建议，并且尊重你做的任何决定。 ”

7

结尾的时候号召采取行动。如果你希望读者在将来的某个时间做什么事，写下来。