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安排任务。在电子日程表中，给不同的任务标注不同的颜色。例如，把工作日程标成红色，学校日程标成蓝色，家务日程标成绿色，度假日程标成橙色，锻炼活动标成粉色。如果用的纸质日程表或记事本，也能轻松地用彩笔或记号笔来区分不同的任务。在完成区分不同的任务后，你就可以按轻重缓急的顺序去完成它们了。

• 规划日程并用不同的颜色标记，也有助于你看清楚自己大部分时间都用在了哪里。比如日程表上可能会有大量红色（与工作有关）和绿色（与家务有关），但是粉色（锻炼活动）的数量却非常少。这样你就会意识到分配给锻炼的时间不太够，从而为锻炼多安排些时间。

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分清任务的轻重缓急。确定日程表中哪些是首要任务，哪些可以之后再完成，这一点很重要。举个例子，你在一周内有两门考试、一份实验报告、一篇论文以及一个演讲需要准备。天呐！到底应该先完成哪一项？

• 问自己一些问题，弄清楚首先要完成哪些任务，得花多长时间。分清哪些任务该最先完成，哪些任务耗时最长，同时比较它们的价值，弄清楚哪些任务最重要。这些问题可以是：“在最终成绩里，考试、实验报告、论文以及演讲的占比分别是多少？”，又或者“哪些任务更具有挑战性？”
• 最后，你需要在截止日期、需要耗费的时间和这个任务本身的价值之间，决定哪个更重要。因为你是最了解自己和自己能力的人，选择最适合自己的优先顺序。

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标记需要优先完成的任务。一旦决定了任务的优先顺序，在日程表上标记它们。浏览一遍日程表，在重要事项的旁边标记A，明天之前要完成的事项旁标记B，周五之前要完成的事项旁标记C等等。

5

规划每项任务的时间。写下每项任务预期耗时多少，比如你可以这样安排一天的时间：2小时学习，1小时锻炼，30分钟写两封邮件，30分钟用来遛狗。确保有足够的时间去完成每项任务。给自己制定太紧凑和不切实际的任务安排，只会增加你的压力。

• 记得在任务安排里考虑进通勤时间。比如去锻炼之前，开车从图书馆到健身房的时间。

6

任务安排要有时间弹性。许多人会低估一些任务需要耗费的时间。考虑所有可能需要花费的时间，包括一些任务的准备阶段和收尾阶段。这样有助你更准确地安排一天的时间。

• 对每项任务的耗费时长多预估几分钟。试着为日程表中的任务多留25%的时间。比如，一项任务可能要花4到5分钟，那么最好预留8到10分钟的时间。这些多余的时间会提供一个缓冲，防止延误某件事情，或者跟不上日程安排。
• 问问自己，一些大的任务会不会暗含一些需要考虑的小任务？比如，在健身房运动过后需不需要冲凉？是不是经常在更衣室与朋友闲聊15分钟左右？很多人原本只打算锻炼一小时，到头来却发现实际花了两个小时。

7

在日程表中留出一些空档。日程表的最后预留一些空余时间给优先级比较低的事情，或者接下来一周的任务。如果你今天或者这周的任何时间有空，可以提前开始做这些工作。这些可能包括整理壁橱，或者在家整理税务档案。这些事情优先级比较低，不是很紧迫，也没有具体的截止期限。

2

按照优先级顺序完成任务。你已经按照优先级顺序制定了日程表，那么接下来按照顺序完成它们就好。

3

按照需要调整日程表。尽管你应该尽可能地按照日程表行事，但有时候还是会发生一些需要调整的情况。当紧急、复杂或者有冲突的事情出现时，将那些比较灵活的任务，或者优先级比较低的任务移到其他时间。

• 但是，不要让任务越堆越多，或者给第二天安排太多的计划。如果你发现这种情况经常出现，那就试着给每项任务多预留一些时间，而不是拖到接下来的几天去完成。

4

核对已经完成的任务。这对很多人来说都特别有帮助。记得把今天没有完成的任务放到明天的安排里。

5

奖励自己！在你按照计划完成任务之后，给自己一些积极的奖励很重要。比如，奖励自己舒服地泡个澡，看喜欢的电视节目，或者买甜点吃。赢得这些奖励时，你会有一种成就感，并且觉得自己值得这些奖赏。

6

评估并且按照需要做调整。每隔一段时间检查日程表是否起作用，这点很重要。评估日程表的同时，评估自己的情绪和感受。日程表是否有大量代表完成的“打钩”记号？是否感觉积极向上，充满动力？如果答案是肯定的，那么你的日程表就很可能是有效果的。

• 然而，如果你发现很多任务都被重新安排到了明天、后天甚至大后天，而且自己的情绪也十分低落。那就说明你的日程表需要调整一下了。
• 检查计划表，发现哪些任务被遗漏，标出问题所在。如果你发现很重要的事情（比如考试）被拖延了，可能就需要重新评估，或者重新调整日程表的优先顺序了。你也可能需要重新考虑给每项任务分配的时间。比如，一周中的三天把早上两小时的放松时间缩减为一个小时，并且安排30分钟的慢跑，留出多余的时间。
• 重新安排日程表是很正常的事情。人们需要时间去找到最合适的一套工作流程。