2

如果你不能找到你要写信的人的确切的名字，别担心！有时候这些信息是刻意隐藏的，在这些情况下，只要用“敬启”就可以了。

• 例如你在写推荐信，或者在给公司里面一个不知道名字的人写信件，就可以使用一般的称谓，如“敬启”。

3

用正确的称谓开头。当你知道你写信给谁的时候，就写“亲爱的某某某”，除了个别例外，一般写信都应该是给特定的人的。

• 如果你要写信给某个重要的人物，如政府官员、学者或者宗教人物等，你应该使用适合他们职位的称呼形式。
  • 例如，如果你打算写信给受戒的法师，你的称呼应该是“亲爱的某某法师”或“亲爱的法师”；如果你写信给美国总统，你的称呼应该是“亲爱的总统先生/女士”。
  • 大多数人在公司里的头衔不需要特别指明，例如“亲爱的最正确的、最可敬的首席执行官比尔•盖茨”，是一个相当不好的称呼，听起来也不自然。但是有一点很重要：这一点不适用于律师和法律官员。

4

再次确认收件人的名字。写错名字是相当不礼貌的。

• 听起来陌生的名字和头衔要特别注意，熟悉的名字也要特别留心。你很可能因为大意而犯错误。尽管你可能不知道或者不关心周晓彤和周小彤这两个名字的区别，但是他们本人可能觉得很重要。
• 小心地使用工作职务做称呼。如果工作职务写得不对，是很无礼的。例如，两个很像的职务“区域经理助理”和“区域经理助手”，很容易混淆。

5

写一个吸引人眼球的开头。每封信的第一行总是最受关注的句子，也是要给下文定下基调的句子。写信就像是钓鱼，第一行就是诱饵。你想吸引读者，就要用这第一行来抓住他/她的目光。

• 如果你是在写工作求职信，就要在你的信里面写一些东西，让它从无数的求职竞争者中脱颖而出。例如，在信的最前面突出你最独特的成就，确保一定要被读者注意到，吸引读者阅读接下来更多的内容，把你当做一个候选人对待。
• 在商务信函中，避免使用陈腐或尴尬的词汇。书信之所以是一种写作艺术，一部分就是因为用词要得当。记住——你的收件人可能读过许多像你这样的信件。尝试用与众不同的方式！
• 不要写“嗨！我的名字是……”、“我写这封信是因为……”或者“我想说……”这样的语句。这些太常见，没必要写——你的名字已经在信上面了，因为你要签名。你写信的原因应该简单明了，没有人能知道你的想法——他们只能看到你写出来的东西。

6

第一段表明立场。第一段是你写完第一句话后面的内容，有时候完成这一段只需要一个句子。

• 试着在第一段写明你的兴趣。信的第一段就像是整封信的缩小版——如果读者不喜欢第一段，他们可能就不读下去了。所以第一段要写得好！例如，如果你正在写一封求职信，为了突出你在工作中的成就，不要从你微不足道的小成就开始写，后面才写你的大成就，否则读者可能在还没读到你的大成就时就不想读了。
• 对于商务信函和求职信，要在第一段非常清楚地对收件人说明你能做什么，你为什么要写这封信。
  • 开头如果写这样的句子，“我是一个经验丰富的机械厂工人，我对车床工作很擅长”，这是毫无意义的，读者不在乎这些东西。但是“我有多年的从业经验，能为贵公司提供优质专业的车床工作服务”这样的句子，就非常清楚地说出了读者关心的东西，直接解决他们的需求。