2

首段。备忘录的第一段应清楚的表明其目的，并对主体内容所包含的信息有一个简单描述。

3

事件简述。需要简单说明一下为什么发出这份备忘录。描述事件的语句要简单明了，强调重点，以事实为基础。

4

提出解决方案。如果该备忘录提出了一个问题，在第三段应给出相应的解决方案，或者一些建议。如果目的是通知不大好的消息，则应在这一段给出所有可能的正面影响。

5

在第四段给出总结。如果备忘录很短，这一段则可有可无。但如果长度超过一整页，则有必要对文中的要点进行总结，以确保要点不被遗漏。可以采用列表的方式使该段重点突出。

6

最后一段要写收到这份备忘录的人需要做什么，并给出任务完成的最后期限。再加上后续沟通需要的有关信息。

7

签名。一般不会强制要求，但有些公司要求在商务信函中，在打印版的发出者姓名上方加上手写签名。