2

找到用户支持页面。如果在公司官网的底部没有找到客服链接，你可以试试搜索栏。公司官网的右上角通常会有一个进行关键字查询的窗口，输入“客户服务”或“联系人”等关键词，然后点击搜索。

• 公司通常会在“联系我们”的界面上提供一个电子邮箱地址，以便客户提供意见和建议。
  • 点击并复制这个邮箱地址；如果没有找到，在网络上查询到对方的电子邮箱地址，保存在通讯录中，以便日后使用。

3

使用搜索栏。在上文提到搜索框中直接寻找问题的解答。使用这种方式查询答案，有时甚至不需要发送电子邮件等待对方回复。

• 写邮件时，表现出智慧，并赢得对方尊重。如果你在邮件中提到的问题是可以在公司网站上找到回复，那么客服团队可能会认为你是一个苛刻或懒惰的客户，无法给公司带来盈利。
• 也要看一下常见问题答疑界面。很多时候，相同的问题已经被咨询并解答过很多次了，回答早已发表在公示板中。这也是为什么许多公司网站都会有这样一个页面，以尽量减少客服的邮件数量。

4

查询公司的相关政策。如果在搜索栏和答疑界面里没有找到问题的答案，或许在“关于我们”或公司规章这类页面中可以找到结果。使用同样的方法滚动鼠标至网站底部，寻找相关链接。尝试任何可能包含问题答案的链接，比如“关于我们”、“索引”、“信用卡”、“产品可用性”、“退货政策”、“隐私政策”、“使用条款”等等。

• 即使没有在这些链接中找到答案，浏览它们也是十分有用的。这可以加深你对该公司的了解，以便在写邮件的时候提供更加准确的信息。

2

邮件的主题栏要写清楚。保证邮件的主题简明扼要。大家都希望客服部门在检查收件箱时，率先注意到自己的邮件，以便更快地得到回答。邮件的主题要简短，同时要包含邮件内容的概括，并表达希望得到回复的意愿。

• 比如：“终身保修卡被小狗咬坏，需要更换”

3

用问候语开头。确定邮件的主题后，邮件的第一部分是向客服部门表示问候，而不是直接开始陈述问题。这就像在打电话时会先说一句“你好”。简单的“尊敬的客服团队”就足够了。

• 尽量在问候语中写出具体人名。一些小型公司可能会列出他们客服代表的称呼，加上这些称呼会使邮件显得更有风度，也更受欢迎。
• 可以在问候语后面使用逗号或冒号。比如：“尊敬的客服代表，”或“尊敬的客服代表：”

4

使用标准的书写习惯。使用标准的书写习惯代表着尊重。写英文邮件时，不要全部使用大写字母，也不要用大小写混合或手写体。使用标准的标点符号、拼写和字体，这样才能让你的邮件被认真对待。

5

保持尊重的语气。即便在抱怨或表达沮丧时，也要使用尊重的语气。这会传达出作为一名顾客的善意，同时也能得到更加礼貌的回复。

6

告知对方自己的身份。在问候之后进行自我介绍。告知对方自己的姓名，并解释自己属于哪类客户，这是第几封电子邮件。任何情况下，客服都会尽力去解决问题，如果是产品相关售后服务，可以告知对方地址，并要求上门服务。

7

语言要准确。在邮件中使用适当的语言。避免使用如“我的产品”之类的通用说法，详细描述产品及服务的具体内容，以及发送这封邮件的原因。描述与之相关的具体细节，这样客服人员可以更加准确地发现问题所在。在第一封邮件中就要提供这些信息，避免之后反复的邮件沟通。

• 如果可以，附上产品的网址，能让客服人员尽快找到邮件中描述的产品信息。
• 把订单号写在邮件中。大多数客服人员都会询问产品的订单号。这组号码是在整个销售系统中定位和追踪商品的关键。

8

把问题讲清楚。不要拐弯抹角，要直奔主题。问候并介绍过后，另起一个新的段落，用前文提到的陈述方式，具体地告诉客服人员都发生了什么。

• 直接提出诉求。写邮件时，你可能会因为害羞而不好意思提出自己的要求。不要犹豫，直接告知对方自己希望得到补偿。

9

保持段落的简洁。书写时，确保每段文字不要太长，每个段落最好不超过三句话，这样阅读起来更加轻松。简洁的段落能使客服人员快速浏览邮件，并作出优先排序。如果一封邮件只有一整段很长的文字，客服可能会把它排在处理列表的最底部，因为他们没有时间弄清楚这封邮件具体在说些什么。

10

结尾使用简洁的签名。邮件结尾时，用一句话总结你的请求或问候。使用“真诚地”这类词结尾效果就很不错，但也可以省略称呼，直接附上电子邮件签名。可以使用“急切地期盼着您的回复”等话语，表明这封邮件的紧急程度。

• 电子邮件签名是包含了你的姓名、职业和联系方式的一段简短文字。可以在邮件设置中设置好电子邮件签名，并且把它设置成自动出现在新文本中。

11

不要在邮件中添加附件。第一次发送邮件时，不要附加任何文件。许多网站都有垃圾邮件过滤器，专门针对带有附件的电子邮件，附件可能会导致邮件在被阅读之前就扔进了垃圾箱。

• 如果是通过电子邮件申请工作，被要求提供电子简历，那么就要添加附件。
• 不要在邮件中包含用户名、密码，或者信用卡号等个人信息。

12

发送邮件前进行校对。完成一封电子邮件后，不要激动地直接点击发送按钮。发送之前要再检查一下，确保没有因粗心导致输入错误，而影响到邮件的内容。即使是用智能手机发的邮件，也不能成为有语法和标点错误的借口，这些错误会使你显得很不专业。

13

及时跟进。如果几天后还没有收到回复，这封邮件很可能被网站自动拦截，或者是被压在了一堆邮件下面。再次发送一封邮件，注明之前已经发送的邮件信息，并且询问对方是否收到了第一封邮件。

2

展现自身的知识和学问。写邮件时不要过于做作，但可以通过良好的词汇体现出自身的学识背景。另外，如果已经提前浏览了公司网站，并了解过对方的政策条款，可以在邮件中点明这点并告诉对方，自己已经进行了尝试，但仍然没有找到解决问题的办法。

3

避免在邮件中开玩笑。幽默风趣的语言并不应该出现在一封希望被严肃对待的邮件中，至少第一次沟通时，不应该使用这类语气。玩笑的语言在业务相关的邮件中是不合适的，应当尽量避免。

• 只有当与客服人员建立了融洽的关系后，玩笑才会被理解和接受。

4

表达诉求时，不要咄咄逼人。可能你对产品或服务的处理方式感到十分的气愤，但在电子邮件中表达这些不满并不会得到想要的结果。保持礼貌和尊重去沟通问题，比一封刻薄无理的电子邮件更有效果。

• 要知道文字有时不能够很好地传达情感。如果对出现的问题感到十分不满，并想马上得到处理结果，使用电话沟通会更有成效。