2

在标题里要求收件人确认能否出席。如果你必须弄清楚哪些人会出席会议，就在标题中请求确认。这样一来，收件人甚至不用打开电子邮件，就知道他们必须尽快回复。你可以这样写：“10月6日周五人资会议，请尽快确认。”

• 你还可以这样写：“请回复：10月6日人资会议。”

3

在标题中注明会议是否紧急。如果问题比较急迫或紧急，需要立即开会，就让标题带有紧迫感。比如，你可以这样写：“2月31日周一-紧急会议：网络安全。”

• 一定要写明会议的主题，并让收件人知道会上会讨论什么问题。

4

说明收件人是否必须出席会议。如果你工作的公司规模很大，有些会议可能不需要所有人参加。在标题中注明相关的部门，或者让收件人知道他们是否必须出席。比如，你可以这样写：“10月6月-营销会议-务必参加。”

• 如果会议不强制要求参加，你可以这样写：“10月6日-关于有效研究策略的会议-建议参加。”

5

在标题中使用完整的词句，避免造成困惑。缩写看似有效，但不像完整的词句那么明确，可能造成困惑。比如，“SAP”指的可能是“系统和处理”，也可能是“样品和分析方案”，不同的人，对你习惯用语的熟悉程度不同，可能会产生不同的理解。

• 不过，你可以使用一些常见的缩写，比如“ASAP”、“人资”和“盼复”等。

2

单起一行，写会议日期和时间，突出这条信息。这对出席会议的人来说是关键信息，所以你应该写清楚，让它比正文的其他部分更突出。上下各空两行，并且（或）使用粗体字。

• 比如：“10月6日，上午10:30 - 11:45”
• 如果召开的是网络会议，就列出时区，避免不同时区的人因为沟通问题而错过会议。比如，你可以这样写：“10月6日，上午10:30 - 11:45（太平洋标准时间）”

3

在日期和时间后列出地点。让地点和时间、日期一样突出，如果召开会议的地点是个新地方，或者很难找，或者你知道有些收件人不熟悉这个地点，就更应该突出这条信息。通过实时论坛或视频聊天来召开虚拟会议时，一定要提供论坛或视频通话的连接，便于参会者点击访问。

• 说明路线时，尽可能具体一点。比如：“请到友谊大厦（南京街209号）592号会议室参加会议。592室位于大厦的楼面层，所以你得从1楼坐电梯到12楼，然后坐大厦南侧（位于你的左手边）的电梯，到59楼。

4

说明会议的目的。让收件人知道会议需要完成的任务。提供一份简短的会议议程，可以帮助他们认识到哪些任务需要提前完成。你可以直接写出主题，比如“网络安全更新”，也可以提供时间表：

• 10:30 - 10:45 分享项目的状态更新
• 10:45 - 11:10 对比并选择可行的报价
• 11:10 - 11:30 讨论和启动目标

5

校对电子邮件中的语法错误和事实错误。会议的日期、时间和地点，是最重要的校对对象，一定要确保它们正确无误！你还可以校对自己写的介绍、议程或其他说明，确保邮件包含所有基础信息。

• 大声朗读你的电子邮件，确保行文清晰、简洁，然后再发送出去。

2

在“计划”窗口中选择时间和日期。创建新会议后，Outlook会弹出日历窗口。点击“计划”，选中一个有空的时间和日期，来召开会议。

• 确保你和预定的参会者在预定时间都有空。根据你们公司使用的应用程序，你可能需要调整查看设置，来显示除你以外所有人的日程安排。

3

输入与会者的姓名或使用通讯录，来添加与会人员。点击文本栏，手动输入姓名，或在通讯录中滚动浏览，从列表中选择他们的姓名。使用“计划”功能来检查其他人是否有空。

• 没有空的人，姓名会高亮显示。这个功能甚至会根据你和与会者的日程安排，来显示建议的时间段。

4

设置会议开始和结束的时间。确保会议日期是你之前选择的日期，如果有必要，你可以点击“日历”按钮，来做出更改。然后使用时间列表右侧的下拉箭头，来选择正确的开始时间和结束时间。

• 添加结束时间是对他人时间的一种尊重，这样他们就知道会议要开多长时间，能够规划自己会议前后的通勤或工作。

5

点击屏幕顶部“会议”选项卡下的“约会”。点击此按钮，Outlook会返回约会总界面，你可以看到已经安排好的条目。在这个界面，你可以添加主题、位置和注释。

• 如果你在约会界面没有看到自己安排好的条目，就回过头去重复以上步骤，直到它出现为止。